Il est impératif de faire recours à un syndic pour maintenir une discipline et une bonne cohésion au sein d’une copropriété. À la fois professionnel ou non professionnel, il est le représentant légal du syndicat des copropriétaires désignés généralement pour une durée de 03ans. En quoi consistent exactement ses missions au sein de l’immeuble ?
La gestion administrative
Le syndic de copropriété assure le respect des différentes règles de copropriété sur le fonctionnement de l’immeuble. Il actualise régulièrement la liste de tous les copropriétaires ainsi que le lot correspondant à chacun. Le syndic doit organiser au moins une fois par an, une assemblée générale de copropriété. Après chaque réunion, il rédige un compte rendu qu’il envoie aux copropriétaires. Il s’occupe ensuite de l’application des différentes décisions dans les brefs délais.
Le syndic a l’obligation d’immatriculer la copropriété dans le registre national des copropriétés, mais aussi d’actualiser des données financières, deux mois au plus tard après l’assemblée générale. Enfin, le syndic doit conserver toutes les archives documentaires concernant l’immeuble ou déléguer cette tâche à une entreprise externe.
La gestion de la comptabilité
En ce qui concerne la gestion financière, le syndic de copropriété doit :
- Établir et soumettre au vote à chaque assemblée générale le budget prévisionnel pour anticiper les dépenses de la copropriété ;
- Procéder à l’ouverture d’un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires ;
- Établir la comptabilité de chaque exercice au quotidien ;
- Collecter les charges de copropriété en procédant à un appel de fonds chaque début de trimestre ;
- Prendre en charge les impayées.
L’entretien de l’immeuble
Le syndic a également pour mission de maintenir la propreté de l’immeuble et d’effectuer les petits travaux de réparations et d’entretien courant. Il peut donc autoriser tous les contrats liés au bon fonctionnement de la copropriété à savoir : les contrats d’entretien des parties communes, le rééquipement des biens communs comme l’ascenseur, les boites à courrier et autres. Il prend aussi en charge tout ce qui a rapport avec la fourniture d’eau, d’électricité, de gaz.
En revanche, excepté les situations d’urgence, les travaux importants sont uniquement autorisés par l’assemblée générale de copropriété.
La gestion du personnel de la copropriété et la représentation du syndicat
Bien que les salariés soient des employés du syndicat des copropriétaires, ces derniers sont placés sous les ordres du syndic. Il peut donc embaucher ou licencier les employés du syndicat. Il se charge aussi des bulletins de salaire, de la gestion des remplacements absents, des arrêts maladie. Cependant, il est incapable de recruter du personnel sans autorisation.
Le syndic prend en charge tout ce qui requiert la présence des tiers comme la signature des contrats en son propre nom. Il peut également représenter la copropriété en justice.
Les responsabilités du syndic
La responsabilité du syndic intervient de deux façons : la responsabilité civile ou la responsabilité pénale. Civile lorsque le syndic ne réalise pas correctement l’une des missions exemple : il n’a pas exécuté les décisions prises à l’assemblée générale. Pénale lorsque le syndic commet un délit.
Le syndic joue un rôle fondamental dans l’équilibre d’une copropriété. Qu’il s’agisse de la gestion administrative, de la comptabilité, du personnel, de l’entretien de l’immeuble, il se doit de mettre en profit ses compétences ainsi que son expérience pour un travail impeccable.